Exclaimer Signature Manager Exchange Edition - Übersicht
Mit Exclaimer Signature Manager Exchange Edition können Sie schöne, professionelle Signaturen zentral (einschl. Firmen-Markenelemente, rechtlicher Disclaimer und Werbeinhalten) erstellen und haben dabei die Kontrolle über die Umstände (d. h. Regeln), unter denen diese Signaturen auf E-Mails angewendet werden, die von Ihrem Unternehmen aus gesendet werden.
Signaturinhalt
Dank der Möglichkeit, äußerst kreative Vorlagen (einschl. Tabellen, Bildern und dynamischen Active Directory-Feldern) zu erstellen und diese vor oder hinter der ursprünglichen E-Mail-Nachricht einzufügen, verfügen Signaturen über das Potenzial, weitaus mehr Funktionen zu erfüllen als einfach nur Kontaktdaten zu zeigen. Mit Exclaimer Signature Manager Exchange Edition können Sie einheitlich personalisierte Signaturdetails, rechtliche Disclaimer, Markenidentitätselemente, Banner (z. B. für Verkaufsaktionen und Firmenveranstaltungen) und vieles mehr einsetzen - die Möglichkeiten sind enorm.
Exclaimer Signature Manager Exchange Edition verfügt über eine Bibliothek mit professionell entworfenen Vorlagen, die entweder direkt oder als Grundlage für eigene Versionen verwendet werden können. Mit einem intuitiven Vorlageneditor, in dem sich jeder, der Erfahrungen mit Microsoft Outlook gemacht hat, schnell zurechtfindet, können neue Vorlagen erstellt und vorhandene Vorlagen bearbeitet werden.
Es können Vorlagen im HTML-, RTF- und TXT-Format erstellt werden, um für alle Situationen gewappnet zu sein. Eine direkte Vorschaufunktion ermöglicht Ihnen, auf einen Blick zu sehen, wie Ihre Vorlage in E-Mails aussehen wird.
Signaturregeln
Nachdem Sie mehrere Signaturvorlagen erstellt haben, wollen Sie wahrscheinlich Kriterien (d. h. Regeln) festlegen, die erfüllt werden müssen, um zu bestimmen, welche Signatur angewendet werden soll.
Manchmal ist das so einfach, als ob man sagt 'diese Vorlage für alle Nachrichten verwenden' aber es gibt auch wesentlich komplexere Fälle. Beispiel: Sie möchten je nach Absender, Wochentag, Nachrichteninhalt und/oder Betreffzeile eine andere Signatur verwenden. Die Möglichkeiten sind überwältigend, können jedoch mithilfe von Signaturrichtlinien realisiert werden.
Eine Signaturrichtlinie kann man sich als eine Reihe von festlegbaren Regeln vorstellen, mit deren Hilfe bestimmt wird, wie Signaturen auf E-Mails angewendet werden. Dank einer Auswahl an Bedingungen und Ausnahmefällen (die sowohl für gesendete als auch für intern und extern empfangene Nachrichten verwendet werden können) können Sie bestimmen, ob, wann und wie Signaturen angewendet werden.
Komplette Kontrolle
Vielleicht reicht eine Richtlinie nicht aus - womöglich müssen Sie bestimmte Signaturen abhängig davon anwenden (oder nicht anwenden), ob zuvor eine andere Signatur zum Einsatz gekommen ist. Mit Exclaimer Signature Manager Exchange Edition können Sie Richtlinienketten erstellen, um solche Abhängigkeitsverhältnisse zu definieren.
Und Sie müssen sich um keine komplizierten Testabläufe kümmern, da Exclaimer Signature Manager Exchange Edition einen benutzerfreundlichen Richtlinientester enthält, der das Senden und das Empfangen von E-Mail-Nachrichten simuliert, damit Sie zügig erkennen, ob Richtlinien korrekt definiert wurden.
So funktioniert es
Signaturvorlagen und zugehörige Richtlinien werden zentral definiert, von einem Administrator.
Wenn ein Benutzer eine E-Mail sendet, wird die Nachricht bezüglich aller definierten Signaturrichtlinien geprüft. Wenn sie die Kriterien einer Richtlinie erfüllt, wird diese angewendet und der zugehörige Signaturinhalt der Nachricht hinzugefügt.
All das läuft 'hinter den Kulissen' ab - die Nachricht, die letztlich beim Empfänger eingeht, kann sich stark von derjenigen unterscheiden, die der Benutzer beim Klick auf 'Senden' gesehen hat. Abhängig von der Art, wie Signaturrichtlinien und -vorlagen definiert wurden, sieht die endgültige Nachricht möglicherweise anders aus und es werden Signaturinhalte hinzugefügt.
Wenn erforderlich können mit der Funktion Aktualisierung gesendeter Elemente gesendete Nachrichten genauso gespeichert werden, wie sie eingegangen sind (d. h. die verarbeitete Version), oder die ursprüngliche Version der Nachricht UND die verarbeitete Version.
